Оформление заявок на пассажирские перевозки

Оформление заявок на перевозку пассажиров требует точности и быстрого учета. С помощью программы Универсальная Система Учета, представленной на сайте usu.kz, Вы сможете смело принимать заявки от клиентов и вести комплексное управление Вашей компанией!
Для удобства и оптимизации времени сотрудника все заявки в этом модуле разделены по цветам в зависимости от их статуса: в работе, завершены, с долгом или те, где не назначен водитель или транспорт. Для еще большей наглядности каждый пользователь может даже присвоить понравившуюся картинку любому статусу.
По каждому заказу программа рассчитала план и факт расходов, доходов и прибыли. Используя различные фильтры, в этом модуле вы сможете легко узнать общий долг по определенному заказчику или прибыль за выбранный месяц.
Создадим новую заявку. В открывшейся карточке можно указать:
• номер и дату заявки у самого заказчика,
• внутреннюю дату заказа
• и выбрать контрагента из вашей базы. Если контрагента нет, можно сразу же добавить нового.
• Занесем кол-во пассажиров и сохраним заявку.
Теперь нужно составить список маршрутов по заявке. Это можно делать как вручную, добавляя поездки последовательно с указанием времени начала, так и автоматизировано быстро, просто выбрав уже созданный ранее тур. И тогда программа сама добавит всё в указанную заявку. Давайте возьмем «Экскурсия по Казахстану». Как видите, статус заявки с «предварительно» сменился на подсказку, что по заявке еще не назначен водитель и транспортное средство.
По каждому маршруту мы видим, что все они пока тоже назначены предварительно. Но везде программа уже рассчитала плановую занятость с учетом занесенной в справочник длительности и подставила цены по прайс-листу клиента.
Во вкладке «Пассажиры» можно указать список пассажиров и места.
Начнем работу по созданному заказу, выбрав бизнес-процесс «Заявка». Добавилось первое задание о «подписи менеджера». Подтвердим выполнение этой работы и получим следующую работу по подбору авто и водителя.
Назначим, к примеру, по данному маршруту два разных транспорта. Первый для части по городам Алматы и Туркестан и второй для Астаны (ныне Нур-Султан). Выделим маршруты по заявке, входящие в первую часть, и сформируем отчет «Подбор машин и водителей». Заметьте, это также можно делать горячей клавишей.
Откроется отчет, в котором вы увидите всю необходимую аналитику для быстрого выбора подходящего транспорта и сотрудников.
Первый блок показывает готовность машин со связанными водителями. Это самый быстрый способ, он автоматически подставит одновременно как авто, так и одного или двух сотрудников.
Мы видим, что часть автобусов полностью свободны в выбранный период. Часть — полностью заняты. А какие-то вообще не готовы к работе.
Давайте посмотрим, по какой причине какой-нибудь определенный автобус нам не подходит. Нажмем на строчку чуть ниже и увидим всю информацию с учетом даты и времени каждого выбранного маршрута. Автобус с водителем, к примеру, могут быть не готовы по причине отсутствия необходимых документов у водителя или на транспортное средство. Если бы водитель болел или машина была на ТО, мы также бы сразу узнали об этом. При этом отчет интерактивен, вы можете нажать на запись примечания и сразу же переместиться в нужный модуль, чтобы там поработать.
Найдем подходящий автобус. Если вы откроете информацию по этому транспорту, то увидите еще и данные по предыдущей и последующей занятости. Это сделано для того, чтобы во время подбора можно было всесторонне оценить готовность каждой машины и водителя. Если нас все устраивает, то нажмем на кнопку «Добавить». Отчет обновился и теперь по этому автобусу мы видим, что он занят по выбранной заявке.
Ниже располагаются блоки для отдельного назначения транспорта и водителей. В случае необходимости вы можете точно также назначать их раздельно.
Закроем отчет. Как видим, у части маршрутов статус поменялся на «Готово», а некоторые изменились на «Нет экскурсовода». Вернемся в отчет и точно также назначим по выбранным заявкам экскурсовода.
Затем выберем оставшиеся маршруты в Нур-Султане и назначим на них другую машину и другого экскурсовода.
Как видим, статус заявки поменялся и стал «В работе», а по всем маршрутам указана полная готовность.
Если мы откроем вкладку «Машины или водители по заявке», то увидим, что программа заняла время для авто и сотрудников не только по маршрутам, но даже и на переезд из Алматы в Нур-Султан и обратно.
Ведь хоть по самой заявке пассажиры могли перелететь на самолете, но выбранный автобус располагался в городе Алматы, и для полного контроля как свободного времени, так и расходов необходимо учитывать его переезды – это интеллектуальная программа «УСУ» может делать автоматически, экономя ваше время и ресурсы.
В этих вкладках вы имеете возможность менять время и даты и вручную, чтобы в частных случаях наиболее точно регулировать занятость водителей и транспорта.
Во вкладке «SMS» программа может запланировать отправку SMS-сообщений водителям, чтобы никто из них не забыл про важный маршрут. Отправка выполняется только сотрудникам, у которых указан мобильный номер и время для отправки. Вы можете легко регулировать создание СМС, так что никаких лишних сообщений отправляться не будет.
Также возможна замена водителей и транспорта в заявке с сохранением предыдущего выбора. Это требуется, когда ваше транспортное средство встало на непредвиденный ремонт посреди маршрута, и вы нашли замену. Выберем самый последний маршрут по заявке и заменим вашего водителя и автобус на сотрудника чужой компании, выбрав «добавить с заменой».
Как видите во вкладке «Машины или водители по заявке», предыдущий транспорт все еще фигурирует здесь, при этом сама запись выдела красным со статусом «замена». Вы можете зайти в нее и указать причину замены, к примеру «ремонт» и поменять время занятости, если он затянется на длительный срок.
Когда вся работа по подбору транспорта завершена, зайдем и отметим данное задание по заявке. Следом вышло задание на подпись директора. Система электронного документооборота в действии! В эту цепочку вы можете добавлять любое кол-во ваших сотрудников и легко настраивать ее под свои задачи, чтобы бизнес-процессы в компании работали как хорошие швейцарские часы!